Avisos legales del uso de holographic.ec

POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES HOLOGRAPHIC S.A.S.

1. DISPOSICIONES GENERALES

HOLOGRAPHIC S.A.S., identificada con RUC No 1793212689001, domiciliada en Colon y 9 de octubre, Edificio Plaza Colón 2, local 3 PB, Quito 170102, Ecuador, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y de los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014, adopta las políticas de tratamiento de datos personales de obligatoria aplicación para todos los datos personales recolectados, procesados, almacenados, usados, actualizados y suprimidos por la empresa.

Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados que trabajen en HOLOGRAPHIC S.A.S.. Todos los empleados, contratistas, comerciales deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus labores.

El incumplimiento de estas políticas originará sanciones de tipo laboral, civil y penal. Lo anterior sin perjuicio de las sanciones establecidas en los artículos 23 y 24 de la Ley 1581 de 2012, como las sanciones penales correspondientes a fugas de información y violación de datos personales, consagradas en la Ley 1273 de 2009.

2. OBJETIVO

Las políticas de protección de datos personales de HOLOGRAPHIC S.A.S., tienen como objetivo principal dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y a los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014, Circular 003 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio, como a las demás normas que las modifiquen, adicionen o reglamenten; en este orden de ideas, la presente política se desarrollará bajo la siguiente premisa:

“LA INFORMACIÓN Y LOS DATOS PERSONALES ES UNO DE LOS ACTIVOS MÁS VALIOSOS DE HOLOGRAPHIC S.A.S., EMPRESA QUE DESDE 2011 SE PREOCUPA POR SUS CLIENTES Y POR GENERAR PRODUCTOS DE VALOR, DEDICADA AL DISEÑO, IMPRESIÓN Y VENTA DE ETIQUETAS DE SEGURIDAD, IMPRESORAS DE TRANSFERENCIA TÉRMICA DE ESCRITORIO Y LECTORES DE CÓDIGOS DE BARRA “

El presente documento plantea las pautas y procedimientos a llevar a cabo para una adecuada protección de datos personales en los distintos procesos de nuestra empresa.

3. CUMPLIMIENTO

Las políticas de protección de datos personales de HOLOGRAPHIC S.A.S., cubren todos los aspectos administrativos, organizacionales, culturales, comerciales y de control que deben ser cumplidos por la gerencia, empleados, técnicos, contratistas, aliados, proveedores y terceros que laboren o tengan relación directa con la empresa.

Las políticas de protección de datos deberán ser integradas en los procesos internos de HOLOGRAPHIC S.A.S., en los cuales se recopilen datos personales, alineando con los requisitos establecidos por cada área para adoptar el procedimiento.

No obstante, en atención a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, de estas políticas se excluyen las bases de datos de uso personal o doméstico, salvo cuando estas vayan a ser suministradas a un tercero, caso en el cual se deberá contar con la autorización de los titulares de la información que estén dentro de la base de datos, como las demás exclusiones que sean establecidas en la Ley.

Así mismo, y de acuerdo a la actividad de crédito de HOLOGRAPHIC S.A.S., estas políticas se complementarán con lo señalado en la Ley 1266 de 2008, en los casos que la empresa realice actividades comerciales o de reporte a centrales de riesgo.

4. MARCO NORMATIVO

Las políticas de protección de datos personales de la compañía se rigen por las siguientes normas de manera interna y externa:

• LEY 1266 DE 2008: Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones.
• LEY 1273 DE 2009: Ley por medio de la cual se crea y se protege el bien jurídico de la información y los datos personales. Así mismo, se tipifican conductas penales como daño informático, violación de datos personales, acceso abusivo a sistema informático, interceptación de datos informáticos, hurto por medios informáticos, entre otras.
• LEY 1581 DE 2012: Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• DECRETO 1377 DE 2013: Con el cual se reglamenta la Ley 1581 de 2012, sobre aspectos relacionados con la autorización del Titular de información para el Tratamiento de sus datos personales, las políticas de Tratamiento de los Responsables y Encargados, el ejercicio de los derechos de los Titulares de información, las transferencias de datos personales y la responsabilidad demostrada frente al Tratamiento de datos personales.
• DECRETO 886 DE 2014: Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos Personales, el cual se encuentra a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio, y donde quienes actúen como Responsables del tratamiento de datos personales, deberán registrar sus Bases de Datos siguiendo las instrucciones de este decreto.
• CIRCULAR 002 DEL 3 NOVIEMBRE DE 2015: Por la cual se habilita el Registro Nacional de Bases de Datos.

5. DEFINICIONES

Las siguientes definiciones se tendrán en cuenta para las presentes políticas como para el tratamiento de datos personales en la institución.

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religios.a.s. o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

• Oficial de privacidad o de protección de datos: Es la persona o dependencia dentro de HOLOGRAPHIC S.A.S., la cual tendrá como función la vigilancia y control de la presente política bajo el control y supervisión de la Gerencia General.
• Medidas Técnicas: Son las medidas técnicas y tecnológicas, como firmas digitales, firmas electrónicas, cifrado de datos, sistemas de información, para garantizar la protección de la información y los datos en HOLOGRAPHIC S.A.S..

6. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El manejo y tratamiento de datos personales y sensibles, dentro de HOLOGRAPHIC S.A.S., deberá estar enmarcado bajo los siguientes principios:

• Finalidad: El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo a la ley, la cual debe ser informada previamente al titular. HOLOGRAPHIC S.A.S. recolecta datos personales con la única finalidad de comercializar, distribuir, producir y ofrecer sus productos, y servicios, insumos para la industria que usa etiquetas adhesivas.
• Libertad: Se requiere consentimiento previo y expreso del usuario, trabajador, contratista, para el manejo de datos personales.
• Veracidad o Calidad: La Información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: Garantía del Titular para conocer información acerca de la existencia de datos de su propiedad.
• Acceso y Circulación Restringida: Acorde con la naturaleza del dato y con las autorizaciones dadas por el Titular o demás personas previstas en la ley.
• Seguridad: Son las Medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Confidencialidad: Reserva de la información, durante y después de terminadas las actividades de tratamiento de los datos personales por parte de HOLOGRAPHIC S.A.S..

7. POLÍTICA EMPRESARIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS

Para dar cumplimiento a las políticas de protección de datos y a las obligaciones de la Ley 1581 de 2012, sus Decretos Reglamentarios y las demás normas que la complementen, adicionen o modifiquen, se debe tener en cuenta lo siguiente para el manejo de información y datos personales en HOLOGRAPHIC S.A.S..

Para HOLOGRAPHIC S.A.S., información personal es uno de los activos más importantes, por ende el tratamiento de esta información se realiza con sumo cuidado y atendiendo, en todo caso, lo establecido por la ley, para garantizar a las personas el pleno ejercicio y respeto por su derecho de Habeas Data.

La información que se encuentra en las bases de datos y Sistemas de información o Sistemas Comerciales de HOLOGRAPHIC S.A.S., ha sido obtenida en desarrollo de la actividad de la compañía, en todo caso su recopilación se ha hecho y se hará siempre atendiendo los criterios del marco jurídico colombiano.

8. REGLAS GENERALES PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES EN HOLOGRAPHIC S.A.S.

Además de la implementación y búsqueda del cumplimiento de las políticas de protección de datos personales, dentro de HOLOGRAPHIC S.A.S. se observarán las siguientes reglas generales:

• HOLOGRAPHIC S.A.S. tomará todas las medidas técnicas, culturales y jurídicas necesarias para garantizar la protección de las bases de datos existentes.
• Se realizarán auditorías y controles jurídicos para garantizar la correcta implementación de la Ley 1581 de 2012 como de las políticas de protección de datos.
• Los Sistemas de Información de HOLOGRAPHIC S.A.S., deberán garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.
• Es responsabilidad de los funcionarios, proveedores, contratistas de HOLOGRAPHIC S.A.S., reportar cualquier incidente de fuga de información, daño informático, violación de datos personales, comercialización de datos, uso de datos personales de niños, niñas o adolescentes, suplantación de identidad, o conductas que puedan vulnerar la intimidad de una persona.
• HOLOGRAPHIC S.A.S., tomará todas las medidas técnicas y jurídicas para asegurarse de la implementación de la presente política.
• La formación y capacitación de los funcionarios, proveedores, contratistas,
• HOLOGRAPHIC S.A.S.. deberá estar atento a las distintas instrucciones en protección de datos como los mecanismos que se creen por parte de la Delegatura de Protección de datos personales de la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN PERSONAL, Y AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

HOLOGRAPHIC S.A.S. hará saber al titular del dato de manera previa, expresa e informada a la autorización del tratamiento de sus datos personales, sobre la existencia y aceptación de las condiciones particulares del tratamiento de sus datos en cada caso, informándole los mecanismos y procedimiento que tiene para actualizarlos, rectificarlos o eliminarlos de las bases de datos con información personal o sensible.

Las personas que dentro de HOLOGRAPHIC S.A.S., en desarrollo de alguno de sus productos o servicios, recojan datos personales deben informar de manera clara y expresa al usuario, con el fin de obtener la autorización para el tratamiento de sus datos personales, la finalidad del mismo y el carácter voluntario de la autorización, conservando y haciendo gestión documental ya sea en soporte electrónico, o físico de la prueba de dicha autorización.

Desde la parte comercial de HOLOGRAPHIC S.A.S., con el uso de CRM, y su página web http://www.holographic-s.a.s..com, como los distintos aspectos comerciales siempre debe buscarse la autorización del titular, la calidad del dato, como el manejo responsable de la información.

9.1 REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

Los titulares de los datos personales podrán en cualquier momento solicitar a HOLOGRAPHIC S.A.S., la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos. La solicitud de supresión de la información no es procedente cuando el Titular tenga un deber legal o contractual.

El Titular tiene dos opciones para revocar su consentimiento:

1. Solicitar la revocatoria sobre la autorización entregada para el manejo de datos.
2. Corrección, eliminación, actualización sobre el manejo de datos personales

En todo caso, HOLOGRAPHIC S.A.S. no podrá exceder en la revocatoria del dato, los plazos establecidos en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 para reclamaciones.

10. TRATAMIENTO AL QUE SERÁN SUJETOS LOS DATOS PERSONALES EN PODER DE HOLOGRAPHIC S.A.S.

A los datos personales que reposen en ficheros, ya sean físicos o electrónicos, se les realizará un tratamiento, el cual consiste en las siguientes actividades:

10.1 Recolección de información

HOLOGRAPHIC S.A.S. recolecta la información de los Titulares, a partir de la implementación y diligenciamiento a través de los siguientes mecanismos:

Para personas que hacen parte de la compañía:

1. Almacenamiento en físico de Hoja de Vida de empleados o temas administrativos

Para personas externas a la compañía (clientes y proveedores)

1. Portal Web www.holographic-s.a.s..com
2. Formato de Solicitud de Servicios y Clientes de HOLOGRAPHIC S.A.S.

Los formatos de recolección de información deberán contener el aviso de privacidad el cual informará, la finalidad de la recolección, canales y mecanismos para quejas y reclamos, políticas de protección de datos, entre otros procedimientos.

10.2 Almacenamiento de la información de los Titulares interesados

Los datos obtenidos del Titular, previa autorización expresa e informada, serán dispuestos en una base de datos o en un sistema informático creado para tal fin ya sea en forma física o automatizada, de forma que se garantizará su seguridad frente al acceso, confidencialidad y uso.

10.3 Envío de Información al Titular de los datos personales

A partir de la información disponible en HOLOGRAPHIC S.A.S., que contiene datos básicos de nombres, apellidos, teléfono, dirección de contacto (física o electrónica), registrados en la base de datos creada para tal fin, esta dará a conocer los eventos, aspectos comerciales que son de interés para el grupo de Titulares registrados en la base de datos y seguirá estrictamente las finalidades para las cuales se le autorizó realizar el tratamiento.

11. FINALIDADES CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS

La recolección y tratamiento de datos personales por parte de HOLOGRAPHIC S.A.S., relativa a sus clientes, empleados y proveedores obedece a las finalidades descritas a continuación:

11.1 FRENTE A LOS EMPLEADOS

Gestión de la relación laboral: esta finalidad incluye específicamente los pagos de salarios, el control de novedades laborales como incapacidades, permisos, el control de acceso y horario de trabajo del empleado, el control del personal activo de la compañía, las afiliaciones y aportes a seguridad como los aspectos administrativos de la empresa.

11.2 FRENTE A LOS CLIENTES

Cumplimiento de la relación contractual: esta finalidad incluye específicamente las actividades de creación del cliente, servicios de crédito y empresariales, manejo de datos para contacto del cliente con fines de calidad del servicio, como prestación del mismo.

GESTIÓN COMERCIAL: Esta finalidad incluye específicamente la comercialización, distribución, promoción de productos y servicios de HOLOGRAPHIC S.A.S., el control de clientes, y lo relacionado con el servicio de atención al cliente de los distintos productos comerciales de impresión y de Stickers y de impresión.

11.3 PROVEEDORES

La gestión de las relaciones comerciales que surjan, con el objeto de adquirir sus productos, o servicios como insumos de impresión para el funcionamiento de la organización como para la distribución y comercialización.

12. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

Los titulares cuya información se encuentre en bases de datos de propiedad de HOLOGRAPHIC S.A.S., o los terceros legitimados por ley o autorizados expresamente y por escrito por parte del titular, para el ejercicio de sus derechos de Actualización, Rectificación, Conocimiento o Supresión de su información personal podrán utilizar los siguientes mecanismos para el envío de su petición:

• Envío de petición escrita en medio físico a la Carrera. No 114D No. 145 45, oficina 201.
• Enviar un correo manifestando de manera expresa su solicitud (conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos personales) al correo electrónico info@holographic-s.a.s..com.
• Contacto telefónico a la líneas telefónicas 1- 5359555.

Independientemente del medio utilizado para enviar la petición en ejercicio de los derechos aquí contemplados, la petición será atendida dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de la petición por parte del Área Competente en los casos que se trate de una consulta, mientras que en los casos que se trate de reclamo se atenderá dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la recepción.

El área competente informará al titular sobre la recepción de la petición. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

13. ÁREA RESPONSABLE DEL OFICIAL DE PRIVACIDAD O DE LA PERSONA DESIGNADA PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS

La responsabilidad de velar por la adecuada protección de datos personales, como del cumplimiento normativo frente al tema en HOLOGRAPHIC S.A.S. estará en cabeza del OFICIAL DE PRIVACIDAD, vinculada la Gerencia General de HOLOGRAPHIC S.A.S. con el apoyo del aérea de Tecnología.

El oficial de privacidad tendrá las siguientes funciones:

• Informar a la Gerencia y a la Junta directiva sobre el manejo de datos personales en la empresa.
• Realizar auditorías con las distintas áreas para revisar la aplicación de la política de protección de datos.
• Informar si alguna conducta se relaciona con los delitos de la Ley 1273 de 2009.
• Verificar la integración de las políticas de protección de datos con el manual o políticas de seguridad de la información.
• Verificar los derechos de los titulares de datos personales
• Identificar y establecer riesgos para el manejo de datos personales y datos crediticios de los servicios de HOLOGRAPHIC S.A.S..
• Crear formatos y distintos procedimientos con el fin de aplicar dentro de la compañía la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
• Realizar lo señalado en la ley para el cumplimiento de las obligaciones empresariales en la protección de datos.

14. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

De acuerdo a lo establecido en la Ley estatutaria 1581 de 2012, sobre protección de datos personales y su decreto reglamentario 1377 de 2013, los derechos que le asisten a los titulares de la información sobre los cuales HOLOGRAPHIC S.A.S. debe velar para su cumplimiento y garantizar su ejercicio, son:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a HOLOGRAPHIC S.A.S. (Responsable y/o Encargados del Tratamiento). Este derecho podrá ser ejercido igualmente por el Titular frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a HOLOGRAPHIC S.A.S. para el tratamiento de los datos personales, salvo en los casos exceptuados por la ley (Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012).

c) Ser informado por HOLOGRAPHIC S.A.S. (Responsable y/o Encargado del Tratamiento) previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente para la protección de datos personales.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato a HOLOGRAPHIC S.A.S. cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

g) Conocer los cambios sustanciales en la política de protección de datos concernientes a la finalidad e identificación del responsable del tratamiento, a más tardar al momento de la entrada en vigencia de las nuevas políticas.

h) Para los titulares cuya recolección de datos se realizó con anterioridad a la expedición del Decreto 1377 de 2013, poner en conocimiento las políticas de tratamiento expedidas bajo la regulación de éste.

i) Acceso a la información personal, para lo cual los encargados y responsables deberán implementar los mecanismos sencillos y ágiles para que se garantice el acceso permanente.

j) Ejercer el derecho de acceso para actualizar, rectificar, eliminar datos personales.

15. ROL EN EL TRATAMIENTO Y OBLIGACIONES PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

La empresa HOLOGRAPHIC S.A.S., debidamente constituida, identificada con NIT No 900.430.518-2 con domicilio en la ciudad de Bogotá, en la Calle Carrera. No 114D No. 145 – 45, oficina 201, expide las presentes políticas de tratamiento de información, en cumplimiento de la Constitución y la Ley 1581 de 2012, así como sus Decretos reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014.

De igual forma se manifiesta que HOLOGRAPHIC S.A.S. de acuerdo a los diversos procesos que manejan tanto con empleados, proveedores y clientes ostenta una calidad de responsable del tratamiento de los datos personales y como tal debe cumplir los deberes impuestos por la legislación.

18. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN

La fecha de entrada en vigencia de las presentes políticas actualizadas es del 1 de Noviembre de 2016. Así mismo, su actualización dependerá de las instrucciones del oficial de privacidad de HOLOGRAPHIC S.A.S. en concordancia con los lineamientos de la Gerencia General, así como de las extensiones reglamentarias que haga la Superintendencia de Industria y Comercio como ente de vigilancia y control.

HOLOGRAPHIC S.A.S.

HERNANDO PARAMO AGUIRRE REPRESENTANTE LEGAL